Đội ngũ bán hàng của bạn có thể sở hữu một hệ thống CRM mạnh mẽ, hàng loạt công cụ hỗ trợ và quy trình bán hàng (pipeline) dồi dào, nhưng họ vẫn phải tốn quá nhiều thời gian cho các tác vụ không trực tiếp tạo ra doanh thu. Nghiên cứu của Salesforce trên hơn 7.700 chuyên gia bán hàng cho thấy: 72% thời gian của nhân viên kinh doanh bị tiêu tốn vào các công việc không liên quan đến bán hàng. Vấn đề có thể không nằm ở việc đội ngũ làm việc chưa chăm chỉ, mà do các công cụ, con người và quy trình bị rời rạc đang tạo ra những rào cản không cần thiết.
Dưới đây là 4 lỗ hổng hiệu suất rất đáng để xem xét.
Rào cản 1: Đội ngũ tốn nhiều thời gian dịch chuyển giữa các nền tảng làm việc
Theo báo cáo State of Sales, các đội ngũ bán hàng sử dụng trung bình 10 công cụ hỗ trợ từ báo cáo, dự báo cho đến quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng. Khi thông tin bị phân tán trên nhiều nền tảng, nhân viên buộc phải liên tục chuyển đổi qua lại giữa các hệ thống chỉ để hoàn thành một quy trình làm việc. Salesforce ghi nhận có tới 2/3 nhân viên kinh doanh cảm thấy quá tải bởi số lượng công cụ họ phải dùng mỗi ngày.
Tác động đến doanh nghiệp: Mỗi lần chuyển đổi ứng dụng không cần thiết đều làm lãng phí thời gian bán hàng. Đồng thời, thông tin phân tán có thể dẫn đến công việc trùng lặp, dữ liệu không được cập nhật kịp thời và bỏ sót thông tin quan trọng về khách hàng.
Giải pháp: Chuyển từ các công cụ rời rạc sang một không gian làm việc tập trung
Thay vì tiếp tục bổ sung thêm một công cụ độc lập, doanh nghiệp có thể xây dựng một không gian cộng tác tập trung, kết nối CRM với các cuộc trò chuyện, cập nhật và quy trình đang diễn ra xung quanh đó.
- Kết nối CRM với kênh giao tiếp nội bộ: Đưa các cập nhật từ Salesforce, thông tin khách hàng và thông báo deal về ngay không gian trao đổi chung của đội ngũ.
- Giảm thiểu việc chuyển đổi ứng dụng: Cho phép nhân sự truy cập thông tin liên quan và thao tác nhanh mà không cần mở cùng lúc quá nhiều phần mềm.
- Đảm bảo khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp áp dụng thêm các công cụ vận hành và AI mới, hãy chọn một nền tảng hợp tác có khả năng kết nối linh hoạt với toàn bộ hệ sinh thái công nghệ sẵn có thay vì tạo ra thêm một “ốc đảo” thông tin.
Rào cản 2: Đội ngũ khó đồng bộ – Thông tin phân tán khiến việc phối hợp chậm hơn
Các deal phức tạp hiếm khi chỉ liên quan đến Sales. Đội ngũ sales có thể cần sự hỗ trợ từ Customer Success, Finance, Legal, IT hoặc các bộ phận khác. Salesforce cho biết 81% sales reps cho rằng làm việc theo nhóm giúp họ chốt deal, trong khi 82% cho biết việc phối hợp với các nhân viên sales khác ít nhất ở một mức độ nào đó vẫn là thách thức. Khi các cuộc trao đổi bị phân tán giữa email, cuộc họp, chat và nhiều kênh khác, đội ngũ phải dành thêm thời gian để tìm đúng người và giúp mọi người nắm được thông tin cần thiết.
Tác động đến doanh nghiệp: Khi các team khó phối hợp, việc ra quyết định mất nhiều thời gian hơn, thông tin có thể bị thất lạc giữa các phòng ban và cơ hội bán hàng có thể bị chậm lại.
Giải pháp: Tạo một không gian làm việc chung cho từng khách hàng hoặc deal.
Thay vì phụ thuộc vào các email riêng lẻ và tin nhắn một-một, doanh nghiệp có thể tạo những không gian trao đổi riêng, nơi những người liên quan đến một cơ hội bán hàng có thể cùng làm việc dựa trên một nguồn thông tin chung.
- Tạo không gian riêng cho các deal quan trọng: Đưa Sales, Customer Success, Legal, IT và các bên liên quan vào cùng một cuộc trao đổi khi cần thiết.
- Tập trung các quyết định và cập nhật ở một nơi: Giúp những người mới tham gia nhanh chóng hiểu những gì đã được trao đổi mà không cần bắt đầu lại từ đầu.
- Kết nối với các bên bên ngoài khi phù hợp: Cho phép cộng tác có kiểm soát với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp thay vì tạo thêm những luồng trao đổi riêng biệt.
Rào cản 3: Quy trình phê duyệt nhiều bước làm chậm tiến độ chốt đơn với khách hàng
Trong quá trình làm việc với khách hàng, các báo giá, chính sách chiết khấu, hợp đồng và điều khoản đặc biệt thường đòi hỏi sự phê duyệt từ nhiều cấp quản lý, tạo thêm nhiều lớp thời gian chờ đợi và đôn đốc.
Tác động đến doanh nghiệp: Trì hoãn trong phê duyệt sẽ kéo dài chu kỳ bán hàng, làm chậm tiến độ ghi nhận doanh thu và khiến nhân viên Sales phải tốn thời gian chạy theo các phản hồi nội bộ thay vì tập trung chăm sóc khách hàng, ảnh hưởng đến sự hài lòng và khả năng chốt deal khách hàng dành cho doanh nghiệp.
Giải pháp: Đưa quy trình phê duyệt vào ngay luồng công việc thay vì xử lý riêng lẻ Mục tiêu là làm cho công tác phê duyệt trở nên minh bạch, rõ bối cảnh và có thể xử lý ngay lập tức mà không bắt nhân viên phải lục tìm qua email hay nhiều hệ thống khác nhau.
- Tự động chuyển yêu cầu đến đúng cấp thẩm quyền: Làm rõ ai là người cần xem xét hoặc phê duyệt cho từng trường hợp.
- Đính kèm thảo luận phê duyệt cùng với bối cảnh deal: Cung cấp cho người duyệt đầy đủ thông tin về khách hàng và cơ hội bán hàng để họ ra quyết định nhanh chóng.
- Tự động hóa các bước duyệt lặp đi lặp lại: Sử dụng tính năng tự động hóa quy trình cho các yêu cầu thường xuyên, nhắc lịch và thông báo thay vì phải đôn đốc thủ công.
Rào cản 4: Thiếu thông tin cập nhật theo thời gian thực
Hệ thống CRM có thể cho bạn biết một deal đang ở giai đoạn nào, nhưng toàn bộ “câu chuyện” phía sau thương vụ đó lại thường nằm ở nơi khác. Băn khoăn của khách hàng, thảo luận về giá, quyết định nội bộ hay các bước tiếp theo đã thống nhất có thể vẫn đang bị “chôn vùi” trong các cuộc trò chuyện bên ngoài nền tảng CRM.
Tác động đến doanh nghiệp: Khi thông tin quan trọng khó tìm, sales reps phải mất thời gian tìm kiếm và xác nhận. Điều này có thể dẫn đến phản hồi chậm hơn, bàn giao khách hàng không nhất quán và những quyết định dựa trên thông tin chưa đầy đủ.
Giải pháp: Kết nối các cuộc trao đổi với khách hàng với thông tin trên CRM.
Nền tảng CRM (Salesforce) nên đóng vai trò là nơi lưu trữ dữ liệu cấu trúc về khách hàng và cơ hội bán hàng, trong khi nền tảng trao đổi ghi nhận và lưu trữ các cuộc trò chuyện và quyết định đằng sau dữ liệu đó. Việc kết nối hai yếu tố này mang lại cho đội ngũ góc nhìn toàn diện hơn về cả hồ sơ lẫn bối cảnh thực tế.
- Giúp các cuộc trò chuyện dễ dàng tìm kiếm: Lưu giữ những trao đổi quan trọng về deal để đội ngũ có thể tìm lại thông tin khi cần.
- Kết nối cuộc trò chuyện với dữ liệu Salesforce: Giữ các trao đổi liên quan xoay quanh từng Khách hàng (Account) và Cơ hội (Opportunity) thay vì để chúng tách biệt khỏi CRM.
- Hiển thị cập nhật CRM ngay trong luồng làm việc: Cho phép nhân sự nhận thông báo thay đổi của deal ngay tại nơi họ đang làm việc hằng ngày thay vì phải vào kiểm tra thủ công trên Salesforce.
Giải pháp nâng cao năng suất với Slack Pro giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn
Bốn rào cản trên đều xuất phát từ một vấn đề cốt lõi: công việc bị phân tán tạo ra khoảng cách giữa thông tin, phối hợp và hành động, khiến đội ngũ sales khó làm việc hiệu quả và thúc đẩy các cơ hội bán hàng và doanh thu.
Để giải quyết các rào cản này, Salesforce đã giới thiệu Slack như một nền tảng tích hợp con người, thông tin và quy trình công việc vào cùng 1 nơi mà không cần phải di chuyển qua lại giữa nhiều nền tảng, nhằm tối ưu hiệu suất làm việc và tương tác giữa nội bộ và khách hàng. Đối với các đội ngũ cần nhiều hơn là các tính năng giao tiếp cơ bản, Slack Pro mở rộng các năng lực này với: lịch sử tin nhắn không giới hạn, kết nối ứng dụng rộng rãi hơn, tự động hóa quy trình, các công cụ tăng năng suất tích hợp AI và các tính năng hợp tác nhóm nâng cao.
Cùng với Salesforce, doanh nghiệp có thể giảm thời gian chuyển đổi giữa các công cụ, cải thiện khả năng phối hợp, tự động hóa công việc lặp lại và giữ thông tin về khách hàng và deal gần hơn với nơi đội ngũ đang làm việc.
Sẵn sàng nâng cao năng suất của đội ngũ với Slack Pro? Liên hệ Nimbus Consulting ngay hôm nay!
